“Над контрактом сиділи всю ніч”, - кейс від «Арніки»

Практичний досвід побудови довготермінових партнерських відносин на прикладі компанії «Арніка»

Чому при, здавалося б, ідеальних контрактах все ж виникають непорозуміння? І чи можна убезпечитися від неправильних трактувань? Виявляється, що можна. Це доводить успішний кейс, який на Конференції аграрних юристів, організованої компанією ProAgro, презентувала Вікторія Васильченко, керівник юридичного відділу компанії «Арніка».

16 років пропрацювавши на локальному ринку, «Арніка» зуміла стати успішною експортоорієнтованої компанією, та ще й не з традиційною продукцією, а з органічною, оскільки в 2013 р компанія приймає рішення перейти на органічне землеробство. На 20 тис. га полів, з яких 6,5 тис. га відведено під «органіку», в Полтавській області «Арніка» вирощує зернові, бобові та олійні культури. Вся органічна продукція реалізується на зарубіжних ринках.

Перший контракт — як це було

Знайти покупців на «органіку» на локальних ринках знайти не вдалося, розповіла В. Васильченко: «Наші споживачі поки не готові платити додаткову маржу, яка утворюється внаслідок складних технологічних робіт з дотримання органічних стандартів».

Перша компанія, з якою «Арніка» розпочала співпрацю, була німецька компанія з 20-річним досвідом роботи в оптовій торгівлі органічною продукцією. «Безумовно, вони знали все, а ми - нічого. Коли ми отримали від них проект першого зовнішньо-економічного контракту, він кинув нас в стан легкого ступору», - ділиться юрист.

Юристам «Арніки» довелося вчитися, щоб убезпечити себе при укладенні контрактів.

«З першими нашими партнерами за столом переговорів просиділи всю ніч. З нами було два перекладачі - з німецької та англійської мов, але зрозуміти один одного до кінця ми не змогли»,

— зізналась В. Васильченко.

Перша проблема, з якою зіткнулися - якість. Звикнувши працювати за ДСТУ, лабораторії не розуміли, як проводити випробування, а клієнт приносив специфікацію, в якій було багато неясного для них. «Врешті-решт довелося до складання контракту довелося залучити лабораторію - серед іншого, щоб розуміти, за що ми несемо відповідальність», - згадує Вікторія Васильченко.

Згодом виникла ще одна перешкода: лабораторії працювали за різними методиками. «Одним з ціноутворюючих чинників для пшениці є вміст клейковини, глютену. І якщо наша лабораторія видавала показник 24, то а німецька - 28. А це - різниця в ціні приблизно € 40 за тонну».

Для вирішення цих проблем фахівці «Арніки» запросили методики випробувань продукції та адекватний переклад. «Навчили нашу лабораторію працювати за цими європейськими методиками, закупили додаткове обладнання. Зараз, коли нам говорять, що сміттєва домішка повинна бути 7, ми розуміємо, що входить в ці сім. Тепер ясно, за що несемо відповідальність ми, підписуючи ту чи іншу специфікацію».

Доступ до всіх процесів

Визначення якості як у зразку - ще одне ноу-хау «Арніки». «Ми не експортуємо насипом, а постачаємо зерно в біг-бегах, тому що це органічний продукт і є високі ризики потрапляння в процесі перевезення речовин, заборонених органічним стандартом. Формуємо партію, запрошуємо клієнта, щоб він відібрав з неї зразок, залишаємо ще один арбітражний зразок. За присутності клієнта пломбуємо мішки, і якщо його влаштовує і якість продукції, і ціна, то угода відбувається». Поки цей досвід роботи для компанії успішний.

У контракті потрібно не боятися прописувати різні методики і прийоми самих процесів, які проходять при виконанні даного контракту, радить Васильченко. «Наші партнери не розуміють, що відбувається тут, в Україні. Їм потрібно все прямо пояснити». Наприклад, якщо потрібен ветеринарний сертифікат, в контракті прописується, що про це клієнт повинен повідомити заздалегідь, тому що в Україні документ готується 13 робочих днів.

Розуміння процесів має бути присутнім з обох сторін, тому своїх контрагентів «Арніка» активно задіює в усіх етапах, пов'язаних з продукцією. «Потрібно залучати клієнта до всіх процесів: відбору зразків, пломбування. Ми дуже чітко і детально прописуємо кожну процедуру. Тому що покупець не розуміє нашого законодавства, йому потрібно щось пояснити, або прийняти його правила. Всі наші контракти укладені на одних і тих же умовах з усіма клієнтами. Контрагент розуміє, що відбувається на різних термінах, і що ми від нього хочемо, і питань практично не залишається».

Ідентифікація продукції

Як виробник «органіки» «Арніка» боїться контамінації (виявлення невідповідності продукції органічним стандартам - ред.). «Ризики не тільки фінансові, а й репутаційні. Ми відповідаємо не тільки за якість, але й за ім'я. Ми ідентифікуємо кожен біг-бег, присвоюємо йому стікер зі штрих-кодом, де є вся інформація: де і як росла продукція, як її очищали, зберігали - вся історія зерна з поля до складу. Це прописано в контрактах. Якщо клієнт сумнівається, то просимо надіслати фото стікера».

Лоти формуються по кілька тонн, а проблеми, як правило, виникають з якимось конкретним мішком. Тому в контракти українські юристи додатково включили пункт про те, що клієнт зобов'язаний пред'явити претензії до прийому мішків і змішування, а якщо продукція змішана, претензії не приймаються. «Поки продукція в запечатаних біг-бегах з пломбами і штрих-кодами - це наша зона відповідальності», - каже В. Васильченко.

Умови поставки і оплати

Спочатку «Арніка» вибрала умови поставки FCA. «Дуже складно було переламати сприйняття покупців, оскільки всі хочуть доставку до місця, щоб їм залишилося тільки розмитнити», - розповіла Вікторія Васильченко.

Вихід з цієї ситуації теж знайшли - шляхом надання послуг з консультування. «У нас сильний логістичний відділ, який має контакти з найнадійнішими перевізниками, вони розуміють, де які ціни, умови, хто може швидко організувати перевезення. Ті ж самі німці не знають ринку перевезень в Україні, а ризики дуже високі. Ми переконали клієнтів працювати на FCA, але при цьому ми їм допомагаємо», - поділилася успіхом В. Васильченко.

Європейці звикли працювати якщо не по повній передоплаті, то хоча б схемою 50:50. «Ми намагалися переконати клієнтів, що у нас дуже жорсткі умови валютного контролю, часто виникають затримки з валютною виручкою, що робить ці умови неприйнятними. Що вони у нас такі не одні, кому ми експортуємо. І якщо нам раптом заборонять експорт, то що ж ми будемо робити ... », - такі аргументи приводили українські юристи своїм закордонним колегам. І це спрацювало! Всю оплату за контрактами «Арніка» отримує 100% проти митних документів.

Складні моменти

Звичайно, проблеми все одно виникають. Але у «Арніки» свої рецепти їх вирішення. Одного разу клієнт надіслав претензію про неправильне завантаження в вагони, що було підтверджено фотографією з пошкодженим мішком, розсипаною по підлозі вагона кукурудзою ... «Все це виявилося в місці перевантаження, в Польщі. Ми відповіли, що ми відкриті і запропонували внести пункт про детальний фотозвіт процесу завантаження». Українська сторона відправляла знімки на електронну пошту клієнтам і давала чіткий час про заперечення, після закінчення цього періоду, претензії не перед'являлися. «Вони сиділи біля комп'ютера і вдень і вночі,

ми закидали їх фотографіями. В решті решт їм це набридло.

 І ми взагалі вилучили цей пункт із договору».

Не потрібно боятися показати клієнтам, що ви відкриті, здатні швидко вирішувати проблеми, що не просто себе захищаєте, а й хочете своїм клієнтам допомогти захистити себе, - робить висновок юрист «Арніки».

Застосовуване право і підсудність

З тих пір у всіх контрактах «Арніки» застосовується право України. Тільки в одному контракті з німецькою компанією залишили посилання на вищезгадані Правила торгівлі зерном, але не на всі параграфи, а на ті, які юристи зрозуміли і могли реалізувати, зажадавши їх перекладу - це приблизно третина про загального обсягу.

Підсудність - ще більш цікавий момент при укладанні міжнародних контрактів.

«Зарубіжні партнери не завжди довіряють нашим судам. На підтримку своїх слів надіслали звіт про рівень корумпованості судів. Заперечити було нічого».

Але на цьому юристи з «Арніки» не зупинилися, а почали активно шукати альтернативні варіанти і звернули увагу на Міжнародний арбітражний суд при Торгово-промисловій палаті.

«Подзвонили, познайомилися з керівництвом суду і домовилися про зустріч з нашими контрагентами». Саме ця добре організована зустріч зіграла істотну роль в перенесенні спору в Україну. Зарубіжні контрагенти були вражені рівнем Міжнародного арбітражного суду, вони і не думали, що в Україні таке є і це може працювати.

Також подіяв той факт, що європейці дуже чутливі до питань справедливості, оскільки право - це справедливість насамперед. «Ми невелика аграрна компанія в Глобиному, як ми зможемо звертатися до берлінського суду, це не є справедлива торгівля», - такі були неюридичні аргументи української сторони. І вони знову спрацювали.

Переписка — частина контракту

Звичайно, навіть бездоганний контракт не захистить повністю від спорів. Головне - зробити з них правильні висновки. «Потрібно дуже акуратно вести свою переписку. Для нас, як і для наших судів, електронна пошта нічого не означає, але для європейців кожна ваша позиція, репліка, не важливо - висловлена в приватному порядку або в процесі в спілкування менеджерів з продажу, - має значення. І при нагоді може трактуватися як істотні умови », - додала юрист. Тепер співробітники «Арніки» дуже відповідально і зважено ведуть ділове листування.

Перший контракт — переписали заново

Перший міжнародний контракт «Арніки» зазнав неймовірних змін. «Ми переписали його практично повністю, там було 8 чи 9 додаткових угод. Але зате ми виписали хороший типовий документ, зрозумілий клієнтові. Не потрібно боятися сідати за стіл і прописувати деталі, нюанси, роз'яснення. Контракт - це живий механізм, не потрібно побоюватися вносити туди правки, це захист від двоякого трактування», - закликала Вікторія Васильченко.

Суперечок за якістю в практиці «Арніки» не було. «Якісних показників може бути безліч, тільки по пестицидах їх 2 тисячі. На захист свого органічного статусу у нас хороший союзник у вигляді «Органік-стандарт». Це професіонали своєї справи, вона перевіряють наш зразок в лабораторії Eurofins. Тому безпосередньо при відвантаженні визначаємо тільки фізичні показники - смітну і зернову домішку, вологість, шкідників», - завершила юрист

Світлана Цибульська, tsybulska@univest-media.com