“Над контрактом сидели всю ночь”, - кейс от «Арники»

Практический опыт построения долгосрочных партнерских отношений на примере компании «Арника»

Почему при, казалось бы, идеальных контрактах все же возникают недоразумения? И можно ли обезопаситься от неправильных трактовок? Оказывается, что можно. Это доказывает успешный кейс, который на Конференции аграрных юристов, организованной компанией ProAgro, презентовала Виктория Васильченко, руководитель юридического отдела компании «Арника».

16 лет проработав на локальном рынке, «Арника» сумела стать успешной экспортноориентированной компанией, да еще и не с традиционной продукцией, а с органической, поскольку в 2013 г. компания принимает решение перейти на органическое земледелие. На 20 тыс. га полей, из которых 6,5 тыс. га отведены под «органику», в Полтавской области «Арника» выращивает зерновые, бобовые и масличные культуры. Вся органическая продукция реализуется на зарубежных рынках.

Первый контракт на экспорт органического зерна — как это было

Найти покупателей на «органику» на локальных рынках найти не удалось, рассказала В. Васильченко: «Наши потребители пока не готовы платить дополнительную маржу, которая образуется вследствие сложных технологических работ по соблюдению органических стандартов».

Первая компания, с которой «Арника» начала сотрудничество, была германская компания с 20-летним опытом работы по оптовой торговле органической продукцией. «Безусловно, они знали все, а мы — ничего. Когда мы получили от них проект первого внешне-экономического контракта, он поверг нас в состояние легкого ступора», — делится юрист.

Юристам «Арники» пришлось учиться, чтобы обезопасить себя при заключении контрактов.

«С первыми нашими партнерами за столом переговоров просидели всю ночь. С нами было два переводчика — с немецкого и английского языков, но понять друг друга до конца мы не смогли»,

— призналась В. Васильченко.

Первая проблема, с которой столкнулись — качество. Привыкнув работать по ГОСТам, лаборатории не понимали, как проводить испытания, а клиент приносил спецификацию, в которой было много неясного для них. «В конце концов пришлось к составлению контракта пришлось привлечь лабораторию— среди прочего, чтобы понимать, за что мы несем ответственность», — вспоминает Виктория Васильченко.

Но затем возникло следующее препятствие: лаборатории работали по разным методикам. «Одним из ценообразующих факторов для пшеницы является содержание клейковины, глютена. И если наша лаборатория выдавала показатель 24, то а немецкая — 28. А это — разница в цене примерно €40 за тонну».

Для решения этих проблем специалисты «Арники» запросили методики испытаний продукции и адекватный перевод. «Научили нашу лабораторию работать по этим европейским методикам, закупили дополнительное оборудование. Сейчас, когда нам говорят, что сорная примесь должна быть 7, мы понимаем, что входит в эти семь. Теперь ясно, за что несем ответственность мы, подписывая ту или иную спецификацию».

Доступ ко всем процессам

Определение качества как в образце — еще одно ноу-хау «Арники». «Мы не экспортируем насыпью, а поставляем зерно в биг-бегах, потому что это органический продукт и есть высокие риски попадания в процессе перевозки веществ, запрещенных органическим стандартом. Формируем партию, приглашаем клиента, чтобы он отобрал из нее образец, оставляем еще один арбитражный образец. При клиенте пломбируем мешки, и если клиента устраивает и качество продукции и цена, то сделка происходит». Пока этот опыт работы для компании успешен.

В контракте нужно не бояться прописывать различные методики и приемы самих процессов, которые проходят при исполнении данного контракта, советует Васильченко. «Наши партнеры не понимают, что происходит здесь, в Украине. Им нужно все прямо объяснить». Например, если требуется ветеринарный сертификат, в контракте прописывается, что об этом клиент должен сообщить заранее, потому что в Украине документ готовится 13 рабочих дней.

Понимание процессов должно присутствовать с обеих сторон, поэтому своих контрагентов «Арника» активно задействует во всех этапах, связанных с продукцией. «Нужно привлекать клиента ко всем процессам: отбору образцов, пломбированию. Мы очень четко и детально прописываем каждую процедуру. Потому что покупатель не понимает нашего законодательства, ему нужно либо объяснить, либо принять его правила. Все наши контракты заключены на одних и тех же условиях со всеми клиентами. Контрагент понимает, что происходит на различных сроках, и что мы от него хотим, и вопросов практически не остается».

Идентификация продукции

Как производитель «органики» «Арника» боится контаминации (выявления несоответствия продукции органическим стандартам – ред.). «Риски не только финансовые, но и репутационные. Мы отвечаем не только за качество, но и за имя. Мы идентифицируем каждый биг-бег, присваиваем ему стикер со шрих-кодом, где есть вся информация: где и как росла продукция, как ее очищали, хранили — вся история зерна с поля до склада. Это прописано в контрактах. Если клиент сомневается, то просим прислать фото стикера».

Лоты формируются по несколько тонн, а проблемы, как правило, возникают с каким-то конкретным мешком. Поэтому в контракты украинские юристы дополнительно включили пункт о том, что клиент обязан предъявить претензии до приема мешков и смешивания, а если продукция смешана, претензии не принимаются. «Пока продукция в запечатаных биг-бегах с пломбами и штрих-кодами — это наша зона ответственности», — говорит В. Васильченко.

Условия поставки и оплаты

Изначально «Арника» выбрала условия поставки FCA. «Очень сложно было переломать восприятие покупателей, поскольку все хотят доставку к месту, чтобы им осталось только растаможить», — рассказала Виктория Васильченко.

Выход из этой ситуации тоже нашли — путем предоставления услуг по консультированию. «У нас сильный логистический отдел, имеющий контакты с самыми надежными перевозчиками, они понимают, где какие цены, условия, кто может быстро организовать перевозку. Те же самые немцы не знают рынка перевозок в Украине, а риски очень высокие. Мы убедили клиентов работать на FCA, но при этом мы им помогаем», — поделилась успехом В. Васильченко.

Европейцы привыкли работать если не по полной предоплате, то хотя бы схеме 50:50. «Мы пытались убедить клиентов, что у нас очень жесткие условия по валютному контролю, часто возникают задержки с  валютной выручкой, что делает эти условия неприемлемыми. Что они у нас такие не одни, кому мы экспортируем. И если нам вдруг запретят экспорт, то что же мы будем делать…», — такие аргументы приводили украинские юристы своим зарубежным коллегам. И это сработало!  Всю оплату по контрактам «Арника» получает 100% против таможенных документов.

Сложные моменты экспорта органического зерна из Украины

Конечно, проблемы все равно возникают. Но у «Арники» свои рецепты их решения. Однажды клиент прислал претензию о неправильной загрузке в вагоны, что было подтверждено фотографией с поврежденным мешком, рассыпанной по полу вагона кукурузой... «Все это обнаружилось в месте перегрузки, в Польше. Мы ответили, что мы открыты и предложили внести пункт о детальном фотоотчете процесса загрузки». Украинская сторона отправляла снимки на электронную почту клиентам и давала четкое время о заявлении возражений, по истечении этого периода, претензии не предъявлялись. «Они сидели возле компьютера и днем и ночью,

мы забросали их фотографиями. В конце концов им это надоело.

И мы вообще убрали этот пункт из контракта».

Не нужно бояться показать клиентам, что вы открыты, способны быстро решать проблемы, что не просто себя защищаете, но и хотите своим клиентам помочь защитить себя, — делает вывод юрист «Арники».

Применимое право и подсудность

«В первом контракте было применимое право Германии и суд в Берлине. Они так работали 20 лет. Еще была небольшая ссылка на правила торговли зерном в Германии, которых мы никогда не видели», — рассказала юрист.

Чтобы обсудить применимое право, юристы сели за стол переговоров и начали объяснять примерно так: «У нас поставка на условиях FCA, все риски от нас к вам переходят здесь, в Глобино, в Украине. Все юридически значимые действия тоже происходят в Украине. Какой же резон нам соглашаться на ваше применимое право в Германе? Ведь все, что происходит с товаром вне Украины — уже не наша зона отвественности». «Сработало», — с радостью говорит Виктория.

С тех пор во всех контрактах «Арники» - применимое право Украины. Только в одном контракте с немецкой компанией оставили ссылку на вышеупомянутые Правила торговли зерном, но не на все параграфы, а на те, которые юристы поняли и могли реализовать, затребовав их перевод — это примерно треть об общего объема.

Подсудность — еще более интересный момент при заключении международных контрактов.

«Зарубежные партнеры не всегда доверяют нашим судам. В поддержку своих слов прислали отчет об уровне коррумпированности судов. Возразить было нечего».

Но на этом юристы из «Арники» не остановились, а начали активно искать альтернативные варианты и обратили внимание на Международный арбитражный суд при Торгово-промышленной палате.

«Позвонили, познакомились с руководством суда и договорились о встрече с нашими контрагентами». Именно эта хорошо организованная встреча сыграла существенную роль в переносе спора в Украину. Зарубежные контрагенты были впечатлены уровнем Международного арбитражного суда, они и не думали, что в Украине такое есть и это может работать.

Также подействовал тот факт, что европейцы очень чувствительны к вопросам справедливости, поскольку право — это справедливость прежде всего. «Мы небольшая аграрная компания в Глобино, как мы сможем обращаться в берлинский суд, это не есть справедливая торговля», — такие были неюридические аргументы украинской стороны. И они снова сработали.

Переписка — часть контракта

Конечно, даже безупречный контракт не защитит полностью от разбирательств. Главное — сделать из них верные выводы. «Нужно очень аккуратно вести свою переписку. Для нас, как и для наших судов, электронная почта ничего не значит, но для европейцев каждая ваша позиция, реплика, не важно — высказанная в частном порядке или в процессе в общения менеджеров по продажам,—  имеет значение. И при случае может трактоваться как существенные условия», — добавила юрист. Теперь сотрудники «Арники» очень ответственно и взвешенно ведут деловую переписку.

Первый контракт — переписали заново

Первый международный контракт «Арники» претерпел невероятные изменения. «Мы переписали его практически напрочь, там было 8 или 9 дополнительных соглашений. Но зато мы выписали хороший типовой документ, понятный клиенту. Не нужно бояться садиться за стол и прописывать детали, нюансы, разъяснения. Контракт — это живой механизм, не нужно опасаться вносить туда правки, это защита от двоякой трактовки», — призвала Виктория Васильченко.

Споров по качеству в практике «Арники» не было. «Качественных показателей может быть множество, только по пестицидам их 2 тысячи. В защиту своего органического статуса у нас хороший союзник в виде «Органик-стандарта». Это профессионалы своего дела, она проверяют наш образец в лаборатории Eurofins. Поэтому непосредственно при отгрузке определяем только физические показатели — сорную и зерновую примесь, влажность, вредителей», — завершила юрист.

Светлана Цибульская, tsybulska@univest-media.com