Закупівлі агрокомпаніями: тренд на електронізацію

14 червня в Києві пройшла IV щорічна аграрна конференція фахівців із закупівель, яку традиційно проводить компанія «ПроАгро». Три чверті учасників конференції становили практики сфери закупівель, котрі поділилися досвідом і перспективами змін у своїх компаніях, продиктованих розвитком цифрових технологій і штучного інтелекту.

Конференція зібрала солідну компанію: тут були керівники відділів або топ-менеджери (не кажучи вже про рядових закупівельників) таких компаній, як «Агроф’южн», Agrogeneration, Agromino, DuPont Pioneer Україна, Risoil, «Агро-Регіон», «Астарта-Київ», «Нібулон», «Рамбурс», «Сварог Вест Груп», «Украгроком», «Українська борошномельна компанія».

Головною метою змін, яких зараз зазнають відділи закупівель агрокомпаній, є, звичайно ж, боротьба з «відкатами».

А найдієвішим способом цієї боротьби, як показує практика, є прозорість. І тут усе більше можливостей надають цифрові інновації.

Про швидкий прогрес цифрових технологій говорять у багатьох галузях. Але за такої швидкості багато хто скаржиться, що не встигає відрізнити справді корисної інновації від дорогої красивої цяцьки. Тому, відкриваючи конференцію, модератор першого її блоку, керівник проекту E-tender Олександр Новохацький нагадав, що час інновацій настає тоді, коли не залишилося шляхів підвищення ефективності компанії традиційними способами.

У сфері закупівель одним з таких шляхів стала автоматизація. Як відомо, вона мінімізує вплив людського фактора. А він у процесі закупівель часто має вирішальне значення: саме з цієї причини компанію часто обкрадають так, що її власники тривалий час про це і не підозрюють. Суттєвого прогресу в напрямку автоматизації державних закупівель стала система ProZorro. Як показала практика державних закупівель, ця система не позбавлена слабких місць, однак її елементи досить широко застосовуються в бізнесі під час організації електронних тендерів. «Ми працюємо з ProZorro, а в нашій системі нараховується 80 тис. постачальників», - сказав Олександр Новохацький.

Типовим у цьому плані є приклад компанії Agromino (колишня назва Trigon Agri),

про який розповів її заступник генерального директора з комерційних питань Сергій Гаврилюк. Він розповів, що закупівлю через тендери компанія впровадила ще в 2011 р., почавши з насіння, добрив і ЗЗР. Тендери з використанням електронної пошти, в ході яких у постачальників запитували щоразу нижчу й нижчу ціну, виявилися довгими й трудомісткими. Тож у 2015 р. вирішили перейти на електронні тендерні платформи. Як згадує С. Гаврилюк, на ринку було кілька продуктів, які були схожі між собою, зокрема й тим, що Agromino на практиці було потрібно лише 15-20% їхнього функціоналу. «Нам пропонували «космічний корабель», тоді як нам був потрібен «мопед для поїздки в найближчий магазин», - образно охарактеризував ситуацію С. Гаврилюк.

Тож було прийнято рішення розробити власну тендерну платформу, яку було створено силами 3 чоловік.

Зараз на тендер перевели ще й закупівлю послуг з логістики зерна і страхування банківських кредитів. Всього ж компанією за допомогою платформи власної розробки

було проведено близько 400 тендерів на суму майже 1 млрд грн, результатом яких стала економія близько 40 млн грн (порівняно з середніми цінами).

«За допомогою тендерів зараз закуповуються переважно товарно-матеріальні цінності, які не є багатономенклатурними: насіння, добрива, ЗЗР. Але наша компанія пішла далі й перейшла на тендерну закупівлю такої багатономенклатурної позиції, як запчастини», - продовжила тему старший менеджер з постачання Agrogeneration Антоніна Герета. Втім, зараз до подібного кроку готується й Agromino.

Складність проведення тендерів з закупівлі запчастин не вичерпується дуже широкою номенклатурою даного товару. Тендери ускладнює й те, що ціна є не головним фактором при виборі постачальника. Для сільського господарства найважливіший термін поставки (всі розуміють, що значить зрив термінів поставки під час сезонних польових робіт), велике значення має й надійність постачальника – щоб він продав саме оригінальні запчастини, а не виточені хтозна з чого і як.

Тому компанія практикує в даному випадку закриті тендери. І якщо в державних закупівлях закриті тендери – це явна ознака корупції, то в Agrogeneration, за словами Антоніни Герети, залучення до цього процесу різних сторін (інженерів, закупівельників, топ-менеджерів, служби безпеки підприємства) дає змогу уникнути зловживань. Створення єдиної бази даних, інтегрованої з 1С, дає змогу відповідним фахівцям компанії слідкувати за тендером, як кажуть, у режимі реального часу. Наприклад, інженери мають інформацію про строки поставки, що для них дуже важливо.

Важливою проблемою при автоматизації процедури закупівель стала перевірка контрагентів. Людина може запитати й перевірити юридичні документи, просто сформувати своє враження про постачальника, зібрати конфіденційну інформацію, але що може програма? Як виявилося – може. Експерт юридичної компанії «Коларес» Максим Тхоровський наочно продемонстрував функціонал програмного продукту для перевірки контрагента Youcontrol, розповівши про інші продукти – ORBIS, американський LexisNexis, тощо. Отже, сучасні програми з перевірки контрагентів дають змогу побачити, як змінювалась назва компанії, місце її реєстрації, директори, власники, а також судові справи, стороною яких вона є. Ця інформація дає змогу з високою часткою імовірності запідозрити потенційного шахрая.

Цікавими результатами реформи системи закупівель у своїй компанії поділився начачльник управління закупівель «Астарта-Київ» Роман Кравець. Отже, цього року через відділ закупівель проходить 95% усіх закупівель компанії (в 2017 р. було 90%, в 2016-му – 85%).

Частка електронних закупівель у 2016 р. становила 70%, а в 2017-му – 80%.

Завдяки роботі відділу досягнуто економії в 6-8% від загальної суми закупівель, тоді як для міжнародних компаній характерним є навіть скромніший показник – 4-5%. Затрати на організацію закупівель становили всього близько 0,1% усієї суми закупівель, тоді як у міжнародних компаніях навіть 2% вважається хорошим показником. А економія на закупівлях приблизно в 40 разів перевищує затрати на відділ закупівель.

І це ще тільки початок впровадження інновацій у сфері закупівель. Наступним кроком агрокомпанії планують автоматизацію здійснення оплати. Учасники конференції торкнулися ще одного модного тренду – чат-ботів. Перспектива використання чат-ботів з задіянням штучного інтелекту в переговорах трейдерів здається заманливою. «Я бачу певні переваги в цьому, адже моніторинг ринку постачальників – справа дуже складна. Наприклад, система може перевірити 2000 постачальників і відібрати 100. Але те, що відбувається далі – перевірка постачальників, їхніх бухгалтерських документів, тощо – поки що неможлива без людського фактора», - вважає Антоніна Герета.

Також наразі майже не вдається організувати електронні закупівлі зерна: учасники конференції відзначили, що тут ще велику роль відіграє людський фактор під час переговорів, до того ж сільгоспвиробники не хочуть десь «світити» свої продажі.

Богдан Малиновський, b.malinovskiy@univest-media.com