Як оптимізувати закупівлі? Кейс від МХП

Вертикальна інтеграція бізнесу гарантує МХП повний контроль сировини, що використовується для виробництва комбікормів, і стабільно високі стандарти якості кінцевого продукту - м'яса птиці. За рахунок власних виробничих потужностей МХП забезпечує 100% потреб у соєвому шроті і соняшниковій макусі для виробництва комбікормів. Потреби в соняшниковій макусі та соєвому шроті повністю забезпечуються за рахунок власної переробки олійних культур на маслопресових і маслоекстракційному заводах.

- Наш сільськогосподарський бізнес дозволяє забезпечити виробництво кукурудзою на 100% - це близько 1-1,1 млн т/рік, на 25% потреби в соняшнику (200-230 тис. т), на 60% потреби в сої та на 60% потреби в фуражный пшениці, - розповів Г. Копилевич.

Політика закупівлі МХП - відсутність сировинної залежності від великих постачальників. На сьогоднішній день МХП співпрацює ыз понад 1 500 постачальниками. Географія - вся Україна. При цьому найбільший постачальник забезпечує максимум 4% від сировинної необхідності.

Фактори, що впливають на закупівл

Закупівлі формуються, виходячи з потреб комбікормових заводів. «Власний урожай, локація підприємств, внутрішні/експортні ціни на сировину, а також конкурентне середовище - основні чинники. Наприклад, у Сумах конкурентне середовище досить «розбавлене», там жоден переробник не має потужностей, відповідно закупівельні ціни в цьому регіоні трохи дешевші», - поділився спікер.

Іноді логістичні витрати на переміщення на комбікормові заводи доволі суттєві, тому навіть за наявності надлишків сировини власного виробництва із місць зберігання вони експортуються, а для заводу проводиться закупівля на місцевому ринку. «Так у Львівській області кукурудза продається з елеватора, а в Ладижині Вінницької області відбувається закупівля аналогічного обсягу», - пояснив представник Миронівського хлібопродукту.

Всі закупівлі зернової сировини в МХП здійснюються на плановій основі, відповідно до затвердженого річного, квартального, щомісячного планів закупівель.

З минулого року МХП здійснює і трейдинг зернових. «Ми поки скромні в обсягах. Але минулий рік показав доволі високу ефективність, тому в цьому році плани  значні - це близько 200-300 тис. т спробуємо силами нашого відділу закупівлі перевалити через наші елеватори. Спробуємо зробити цей бізнес ефективною частиною трейдингу».

Управління закупівлями

Комерційне управління агродепартаменту МХП має відділ закупівель, в сферу відповідальності якого входить закупівля зернових і олійних культур, і відділ продажів, який реалізує продукти переробки олійних - макухи соняшнику і соєвого шроту та ін.

Активно купуючих менеджерів у компанії 30. Для них Україна розділена на 5 регіонів.

- У цьому і є родзинка нашої системи. Не в усіх компаній, що займаються закупівлями, будь-то трейдери або компанії, в бізнесі яких передбачена переробка, менеджери закріплені за певними територіями, кожен супроводжує 150-300 постачальників і щільно з ними співпрацює. Це досить ефективно: ми визначаємо достатність і можливість якісної обробки цієї території. Перед закупівлею проводиться глибокий аналіз, враховується віддаленість від заводів та елеваторів, конкурентне середовище, і розраховується який відсоток культури можна «знімати» з даної території. Якщо на підконтрольній менеджеру території знаходиться елеватор «Кернел», то в розрахунок ці ділянки не приймаються, оскільки це такий же вертикально-орієнтований агрохолдинг зі схожими потребами, - розповідає Г. Копилевич.

Регіональних менеджерів МХП фахівець називає «граючими тренерами»: «У них є власні плани закупівлі, але провівши аналіз конкурентів, можливо, ми будемо міняти подібну схему, тому що регіональний менеджер - це в першу чергу управлінець, він повинен більшою мірою приділяти увагу правильній і чіткій постановці завдань своїм підлеглим і контролю їх виконання, ніж закупівелям як таким».

При всій масштабності бізнесу агрохолдингу керівництво дає можливість співробітникам пропонувати нововведення і щось міняти. Працювати в МХП комфортно, ділиться начальник комерційного управління.

Закупник-постачальник - довірчі відносини

Основна закупівля ведеться на базисі DAP. Це безпечно з точки зору якості. Приймання за якістю і кількістю проводиться на підприємствах МХП із використанням ваг і лабораторій. Репутація, яку агрохолдинг завоював у сільгоспвиробників, дозволяє стверджувати, що йому довіряють. Практично не буває спірних питань із якості, і навіть якщо це трапляється, МХП допускає на свою територію будь-якої пори дня і ночі постачальника, який бажає оскаржити умови приймання або переконатися в тому, що обману немає.

Партнерські та довірчі відносини з сільгоспвиробником - запорука успішних закупівель. «Ми намагаємося вибудувати настільки довірливі стосунки з постачальниками, що навіть той факт, що більшість угод відбувається на умовах DAP, говорить не тільки про конкурентні ціни, але і про високу лояльність постачальників. Для будь-яких типів закупівель і культур чітко регламентовані порядок і умови платежів. Документи перевіряються службою безпеки. Нові постачальники перевіряються службою шляхом виїзних перевірок. Підключається юридичний і фінансовий департаменти.

- Ми перевіряємо постачальника з усіх боків. Набір документів не повинен бути надмірним, проте він відображає всі вимоги агрохолдингу, які дозволяють кінцевому продукту бути якісним і безпечним. На жаль, чорний ринок в Україні дуже істотний - це наш хрест, від якого нікуди не дінешся. Тому ми не працюємо з посередниками. Навантаження на штатних менеджерів зростає, тому що потрібно достукатися до кожного сільгоспвиробника і запропонувати йому такий сервіс, який йому може пропонувати посередник - це і передоплата, і закупівля за вагами та якостю відправника. Безумовно, якусь частину ризиків ми беремо на себе, але це врівноважено нашими критеріями безпеки.

Щоб унеможливити корупційну складову вже більше року людський фактор не впливає на формування платежів, вони формуються автоматично. Всі ключові питання вирішуються колегіально.

Для кожного місця закупівлі на кожен продукт формується ціна, вона публікується на сайті. «Постачальнику гарантується, що в певному місці, куди він доставить продукт, він отримає ту ціну, яка вказана на сайті, - це прозоро і лояльно по відношенню до постачальника. На сайті є також історія ціни. Наскільки я знаю, подібна система діє тільки у «Нібулона».

Як МХП обирає постачальників?

Одним із ключових чинників для вибору партеру для МХП є успішна історія співпраці.

Закупівлі не проводяться за тендерною системою. «Всі зернові та олійні - це ринок продавців, особливо соняшник і соя, тому переводити систему закупівель у тендерну - утопія. Виробник може проводити тендери, а ми в них брати участь».

Щоб попередити корупційну складову існує Положення про розкриття інформації та погодження угод, в яких присутня зацікавленість (конфлікт інтересів).

Ринок дуже конкурентний, у боротьбі за постачальників МХП пропонує найбільш інноваційні фінансові інструменти.

- У нас є багато програм, за якими ми залучаємо постачальників до початку збирання врожаю, надаючи фінансування, авансуючи їх, «зав'язуючи» таким чином обсяг. Це і 100% передоплата з фіксацією ціни і часткова передоплата з відкладеною фіксацією ціни. Можлива і просто поставка без передоплати з частковою оплатою за фактом поставки і відкладеною фіксацією ціни. Фермер може отримати фінансове джерело, не чекаючи збору врожаю.

Також МХП дає можливість зафіксувати ціну в певний період року. Вересень-жовтень - це «дно» ціни на соняшник, а грудень-січень-лютий-березень - відбувається значний ріст.

Також по сої і соняшнику діє пільгова програма зберігання, завдяки якій планується додатково залучити не менше 100 тис т соняшнику.

Світлана Цибульська, s.tsybulska@univest-media.com