Якщо немає потрібного інструменту — зроби його сам, або Farm management system власного виробництва

Як оцифрувати бізнес-процеси у власній компанії та ефективно керувати виробництвом?

Світ не стоїть на місці — все змінюється, процеси модернізуються, а інструменти старішають з часом, — зазначає Олег Гладкий, консультант з економічних питань компанії «Світанок Старі Маяки». Для того, щоб бізнес успішно функціонував, керівництво прийняло рішення модернізувати всі виробничі процеси. Це вже не просто необхідність, а  вимога часу. 
Насіннєва компанія «Світанок Старі Маяки», що розташована в Одеській області, спеціалізується на вирощуванні насіння озимих культур: реалізує насіння озимої пшениці та озимого гороху, а також є власником сорту горіха Чандлер А1. Компанія є однією з трьох підприємств в Україні, що мають розплідники волоського горіха та фундука.  
Сьогодні на ринку України існує велика кількість Farm management system для ефективного управління агропідприємством. «Ми зупинили свій вибір на платформі Агроконтроль. Проте у всіх сучасних систем для бізнесу є свої недоліки», - ділиться Олег Гладкий. Деякі програми не здатні друкувати листи для трактористів-машиністів, інші — нараховувати заробітну плату або формувати товарно-транспортні накладні. 

Олег Гладкий, консультант з економічних питань компанії «Світанок Старі Маяки»

Наявні на ринку програмні продукти не покривали вимог компанії:
 

1. Ведення обліку польових робіт, друковані листи тракториста-машиніста
2. Нарахування заробітних виплат
3. Автоматизація зважування ТМЦ на ваговій
4. Друк товарно-транспортних накладних
5. Інтеграція з системами моніторингу роботи техніки та програмами бухгалтерського обліку
6. Системи узгодження і контролю постачання ЗЗР та добрив. Облік ЗЗР, добрив та насіння. 
    

Навіть коли програма покриває більшість потреб компанії, ціна на її послуги часто виявляється захмарною. «Наше господарство обробляє 7500 га землі. Якщо підрахувати витрати на програми, які пропонують компанії, виходить більше 10 тис. доларів на рік. Тому ми на певному етапі задумалися, як зекономити кошти та зробити щось по-іншому.» — розповідає Олег. 
 

Як організувати дані: крок за кроком

 Компанія розпочала свою роботу в 2012 році, на той час в обробітку мали 4 000 га землі. І як більш компаній-початківців починали працювати з власної бази даних. «Я розумів, що та база даних яка була у нас наявна, не підходить для ефективної роботи компанії. Деякі додатки, наприклад, для створення листів машиніста-тракториста та журналу зважування вантажів, були незручні в експлуатації. Окрім того ми прагнули, щоб наші бухгалтери мали більш ефективний інструмент для роботи» — ділиться експерт.
Спочатку команда використовувала Microsoft Excel, створюючи формули та макроси. Це був зручний інструмент для агронома, і все працювало добре, поки в господарстві не з’явився ще один агроном. 

Компанія постійно поверталася до питання вибору системи для управління господарством (Farm Management System)

Ще одним з серйозних викликів стала відсутність інтернет-зв’язку в полях.
Потім в компанії звернули увагу за систему бюджетування і зіткнулася з проблемою: обсяг даних виявився настільки великим, що вони не поміщалися в Google-таблиці. Після аналізу хмарних сервісів було вирішено розмістити всю інформацію на хмарі. Однак, коли доступ до цієї інформації отримали всі співробітники, які повинні були з нею працювати (директор, власник бізнесу, бухгалтер, економіст, спеціаліст з продажу та закупівель), почали з’являтися конфліктуючі копії та проблеми з комп’ютерами. Помилки у формулах призводили до порушення роботи. Крім того, інтернет не завжди був доступний для роботи.
Через це компанія постійно поверталася до питання вибору системи для управління господарством (Farm Management System). Необхідно було знайти систему, яка працює на зрозумілій для працівників базі даних, дає змогу легко вносити зміни та забезпечує можливість роботи онлайн з різних пристроїв.

Оптимальні рішення під власні запити

«Рік тому я познайомився з продуктом, який став нам у великій нагоді Google AppSheet — це платформа для створення програмного забезпечення без написання коду, яка дає змогу користувачам розробляти мобільні, планшетні та веб-додатки самостійно. Сам я програмувати не вмію, проте за допомогою програми легко організував всі процеси під потреби компанії, створивши застосунок на основі наявних даних в компанії» — розповідає про свій досвід Олег Гладкий.  

Таким чином ми розробили систему під власні потреби, яка містила в собі всі необхідні для нас управлінські інструменти: FMS AgronomOk, Budget AgronomOk, Склад AgronomOk, Тендер AgronomOk, Вагова AgronomOk, CRM SEEDS.
Компанія змогла автоматизувати та налагодити всі бізнес-процеси за рік. Вони впровадили програму, яка працює навіть в офлайн-режимі. Одним з основних досягнень стало автоматизування CRM-системи насіннєвого напрямку, що дозволило організувати облік клієнтів, насіння, постачальників та інших важливих даних. 
Також компанія завантажила в систему бюджетування, завдяки чому керівництво може в будь-який момент перевірити поточні платежі та фінансові операції. Окрім того, автоматизували склад обліку засобів захисту рослин (ЗЗР), що дає змогуфіксувати всі роботи агрономів, внесення добрив, засобів захисту рослин та інші важливі операції.

«Окремо скажу про Тендер AgronomOk  – це система, в якій агроном робить заявку на добрива, насіння, ЗЗР. Наш фахівець телефонує постачальникам та фіксує в програмі всі пропозиції від компаній. До прикладу, ми формуємо запит на певний продукт, компанія-постачальник пропонує альтернативний варіант. Працівник вносить всі дані в систему, яка у майбутньому зробить підрахунки виходячи з норми на 1 га використання в нашому господарстві. Ми бачимо скільки будуть коштувати запропоновані препарати та обираємо оптимальний варіант» — розповідає Олег Гладкий. 
Для компанії було важливо автоматизувати вагову систему. Раніше виникали труднощі з оформленням товарно-транспортних накладних (ТТН), оскільки кожен трейдер мав свої вимоги до їх складання. «Наприклад, нещодавно під час виконання контракту до обіду підприємство надіслало нам один варіант ТТН, а після обіду — інший, з вимогою оформити документ за їхнім зразком. Ми швидко виконали вимоги без жодних затримок в роботі.» — каже фахівець. 

В програмі зібрані всі поля з геоданими, фотографії полів та інформація про орендодавців.

До впровадження автоматизованої системи дані з полів вводилися вручну в Excel, що часто призводило до незручностей: інформація не завжди поміщалась в таблицю, перегляд був складним, і часто зберігалася зайва інформація. Тепер агрономи мають доступ лише до тих даних, які потрібні для роботи, і можуть переглядати всю ситуацію на полі. 
В програмі зібрані всі поля з геоданими, фотографії полів та інформація про орендодавців. Агроному стало зручніше вносити дані про виконання операцій: хто з працівників зараз працює на полі, які операції виконуються, які добрива вносяться тощо.
Також автоматично налаштовуються друковані форми, зокрема листи трактористів-машиністів і механізаторів. Завдяки наявним даним система також автоматично генерує акти витрат засобів захисту рослин (ЗЗР) відповідно до вимог компанії. 
«Ми автоматизували весь процес на току. На платформі Агроконтроль під час жнив наші працівники працюють в дуже шаленому темпі, але в кінці дня всі зважування завантажуються в 1С натиском 5 клавіш:

1. Завантажити дані
2. Зберегти зважування на ваговій в бухгалтерській програмі
3. Створити акт виробництва на зміну
4. Створити акт сушки та підробітку
5. Закрити програму. 

Раніше ми витрачали три години на оформлення всіх даних, часто з помилками та працею понаднормово» — розповідає Олег Гладкий. 
В компанії навіть створили свій телеграм-бот, де працівники обмінюються  оперативною інформацією та ставлять задачі. 

Ціна питання та складність виконання

Вартість впровадження програми в її нинішньому вигляді для компанії була безкоштовною. Однак, якби програму розробляли на замовлення у фахівця, це обійшлося б у 7 тис. доларів, виходячи з розрахунку 35 доларів за годину роботи програміста, — стверджує фахівець. За його словами, впровадження системи управління — це комплексний процес,  який вимагає послідовного виконання кількох важливих етапів:

1. Чітко визначте, які результати ви хочете отримати в кінцевому проекті.
2. Створіть бази даних, що відповідають поставленим цілям.
3. Розробіть детальне технічне завдання.
4. Оберіть виконавця для реалізації технічного завдання.
5. Проводьте виконання проекту, контролюючи весь процес.
6. Проведіть тестування системи в реальних умовах.
7.  Приєднайте до продукту всіх необхідних користувачів.
8. Проконтролюйте роботу системи при повному навантаженні.
9. Виправте можливі неточності та відкоригуйте функціонування системи.
10. Забезпечте постійний контроль за якісною роботою системи.

Кожен з цих етапів важливий для того, щоб система ефективно працювала та відповідала потребам компанії.
У програми AppSheet є свої недоліки: безкоштовно можна використовувати її до десяти акаунтів. Однак для компанії цього більш ніж достатньо, тому це не є проблемою.
Щоб знайти рішення задачі, варто лише почати шукати. Компанія на своєму прикладі довела, немає питань які не можна вирішити. Було б бажання.

Юлія Наружна,  j.naruzhna@univest-media.com
Фото з відкритих інтернет-джерел