Спецможливості
Агробізнес

Прошу звільнити мене з посади головного бухгалтера…

15.07.2008
373
Прошу звільнити мене з посади головного бухгалтера… фото, ілюстрація
Чинне нині законодавство не регламентує процедури зміни головного бухгалтера підприємства. На практиці передача справ супроводжується багатьма нюансами, знати про які корисно не тільки “старому” бухгалтерові, а і його наступнику.

Враховуючи, що зміна бухгалтера пов’язана з відповідальністю конкретних осіб, посада бухгалтера потребує особливого порядку приймання — передавання справ із документами від бухгалтера, який звільняється, до бухгалтера, який приймає справи.
Уперше в Росії потребу приймання — передавання справ контролером передбачено Регламентом “Про управління Адміралтейства та верфі”. За часів СРСР нормативними документами регулювалися окремі питання щодо процедури приймання — передавання справ, проте питанню обов’язків і відповідальності посадових осіб підприємства в цьому процесі належної уваги не приділяли.
У ст.7 Закону Республіки Білорусь “Про бухгалтерський облік і звітність” передбачено оформлення актом приймання — передавання справ у разі зміни головного бухгалтера. Аналогічну вимогу законодавства передбачено в Китаї. У США потребу вивчення роботи попередника встановлено Кодексом етики. В Україні аналогічного положення в нормативних документах немає.
Отже, головний бухгалтер звільняється за власним бажанням. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. №996 (із подальшими змінами) фіксує лише функції, покладені на головного бухгалтера під час виконання ним посадових обов’язків (п.7 ст.8):
q забезпечення дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складення й подання у встановлені строки фінансової звітності;
q організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
q участь у оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки й псування активів підприємства;
q забезпечення перевірки стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.
Відповідно до ст. 38 Кодексу законів про працю (КЗпП) працівник, який має намір розірвати безстроковий трудовий договір за власним бажанням, повинен у письмовій формі повідомити про це власника або уповноважений ним орган за два тижні. Якщо бажання працівника звільнитися обумовлене неможливістю продовжувати роботу з поважних причин, то керівник повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник.
Отримавши заяву від працівника, керівник має вирішити такі питання:
l по-перше, відпустити працівника у визначений строк;
l по-друге, проконтролювати виконання ним посадових обов’язків, прослідкувати, чи не залишилися в нього невирішені питання;
l по-третє, знайти заміну працівникові, який звільняється.
Для вирішення перших двох проблем роботодавець може скористатися затвердженими на підприємстві посадовими інструкціями. Зазвичай, у них передбачають обов’язки прийняти справи під час зарахування на посаду та передати справи в разі припинення трудового договору. Якщо такі обов’язки не передбачено посадовими інструкціями й процедури здавання — прийняття справ не прописані у внутрішніх документах (інструкціях, положеннях, наказах тощо), то можуть виникнути проблеми з розмежування відповідальності (наприклад, за втрату документів).
Зауважимо, що облік вважається фактично прийнятим з моменту вступу на посаду. Дата визначається наказом керівника.
Важливість правильного приймання — передавання справ пов’язана з тим, що при цьому перетинаються інтереси власника (керівника), “старого” та нового бухгалтерів як посадових осіб підприємства. Так, для бухгалтера, що звільняється, з’являється можливість виправити виявлені під час передавання справ помилки та порушення у веденні обліку та складенні звітності, оскільки до передавання справ це його обов’язок. Лише після затвердження керівником акту приймання — передавання справ і підписання наказу про звільнення “старого” бухгалтера, останній вважається звільненим від виконання своїх обов’язків.
Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. №996 (ст. 8) передбачено відповідальність власника (керівника) за організацію бухгалтерського обліку. Він повинен забезпечити процес приймання — передачі справ і документальне його оформлення. Саме тому для власника (керівника) підприємства така процедура буде гарантією вчасного виявлення і виправлення допущених порушень, помилок, що унеможливить порушення, а отже, — й сплату штрафів у майбутньому.
Зауважимо, що хоча відповідальність покладено на керівника, але головний бухгалтер з огляду на свої повноваження та обов’язки забезпечує дотримання правил ведення обліку й контролю за відображенням господарської діяльності підприємства. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. №88, відповідальність за своєчасне та якісне складення документів, за достовірність наведених у них даних несуть особи, що склали та підписали ці документи.
Документальне підтвердження передачі справ від “старого” бухгалтера новому забезпечить визначення меж відповідальності між цими посадовими особами. Крім цього, для нового бухгалтера це буде знайомством із особливостями бухгалтерського обліку на підприємстві й не буде потреби самостійно перевіряти роботу попередника.
“Старий” бухгалтер до передавання справ (поки не звільнений з посади) як посадова особа несе адміністративну та дисциплінарну відповідальність у рамках обов’язків, визначених Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. №996 та посадовими інструкціями, а як фізична особа — і кримінальну відповідальність. Отже, за наслідками перевірки під час передавання справ, керівник підприємства має право застосувати до нього (за наявності підстав) дисциплінарні стягнення. Звільнившись із посади, “старий” бухгалтер уже не підпадає під дисциплінарну відповідальність, але протягом строку давності, визначеного ст. 49 Кримінального кодексу України від 05.042001 р. №2341-ІІІ, його можуть притягти до кримінальної відповідальності за злочини, здійснені за час виконання на підприємстві посадових обов’язків бухгалтера.
Новий бухгалтер несе відповідальність за свої дії як посадова та фізична особа з моменту призначення на посаду бухгалтера і не несе відповідальності за дії, вчинені “старим” бухгалтером і керівником підприємства.
Керівник підприємства повинен пам’ятати про відповідальність за порушення норм чинного законодавства та посадових обов’язків і не втрачати контролю за діями бухгалтера (“старого” чи нового) та результатами його роботи.
У період чинності Постанови Ради Міністрів СРСР “Положення про головних бухгалтерів” від 24.01.1980 р. №59 процедура приймання — передавання справ була регламентована: “Приймання і передавання справ у разі призначення чи звільнення головного бухгалтера оформляється актом після перевірки стану бухгалтерського обліку й звітності. Копію цього акта передають до вищого керівного органу. У разі потреби приймання й передавання справ головним бухгалтером відбувається за участю представника вищого органу”. На практиці норм цього документа на території України дотримуються й донині в моментах, що не врегульовані законодавством України за умови, що вони не суперечать Конституції та Законам України.
Керівник підприємства може використати документальне оформлення приймання — передавання справ бухгалтером. Найкращим способом документального оформлення приймання — передавання справ бухгалтером підприємства був і залишається акт за формою, визначеною керівником підприємства. Як же тоді здійснюється приймання — передавання справ? Керівник (власник) підприємства повинен видати наказ, в якому зазначити порядок проведення перевірки документації, яка передається, та відповідальних осіб за її здійснення, потребу залучення сторонніх осіб (наприклад, аудиторської фірми), період, протягом якого здійснюється приймання — передавання справЮ та особу, якій передаються справи. При цьому тривалість періоду передавання залежить від особливостей підприємства та може погоджуватись із бухгалтером, який звільняється.
Для встановлення періоду, за який доцільно перевірити наявність документів, треба врахувати вимоги Закону України “Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами” від 21.12.2000 р. №2181 та деяких інших нормативних актів. Так, відповідно до цього закону, податкові декларації перевіряють за термін, не менше як 1095 днів (3 роки), наступних за останнім днем граничного строку здавання податкової декларації, а в разі подавання такої декларації пізніше — за днем її фактичного надання. Слід також брати до уваги вимоги Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. №435-ІV щодо термінів позовної давності за окремими операціями, а також Переліку типових документів, що напрацьовуються в діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств із зазначенням строків їх зберігання.
Якщо протягом цього часу підприємство перевіряли податківці, то претендент на посаду бухгалтера повинен вивчити акти перевірок і більшу увагу звертати лише на ті документи, що складені після акту перевірки.
Можливі два варіанти перевірки стану бухгалтерського обліку та складення звітності:
1) виконання функцій контролю працівниками підприємства за умови, якщо на підприємстві створено бухгалтерську службу;
2) використання послуг сторонніх спеціалістів.
За використання першого варіанту на підприємстві може проводитись інвентаризація. Однак чинна інструкція щодо інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і документів та розрахунків, що її затверджено наказом Мінфіну від 11.08.1994 р. №69, не передбачає обов’язкового проведення інвентаризації у разі звільнення бухгалтера, якщо останній не був матеріально-відповідальною особою. Проте обов’язкове проведення інвентаризації майна та зобов’язань підприємства в разі звільнення бухгалтера, незалежно від того, чи було його призначено матеріально-відповідальною особою, може (і це доцільно) ініціювати власник (керівник) підприємства. Копія акта інвентаризації додається до акта приймання — передавання справ. У такій перевірці може брати участь претендент на посаду бухгалтера.
За другим варіантом перевірку ведення бухгалтерського обліку та складення звітності проводять за участю, наприклад, аудиторів, які мають встановити правильність даних бухгалтерського обліку й звітності, що передаються, виявити порушення законодавства та зазначити це в акті приймання — передавання справ.
Про звільнення головного бухгалтера і призначення на цю посаду нового бухгалтера повідомляють податковий орган. Так, відповідно до п.7.9 Інструкції про порядок обліку платників податків, затвердженою наказом ДПАУ від 19.02.1998 р. №80, у разі зміни головного бухгалтера (бухгалтера, коли для забезпечення ведення бухгалтерського обліку за штатом платника податків передбачена лише одна посада бухгалтера без створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером) новопризначена особа або уповноважена нею особа подає до податкового органу реєстраційну заяву з відміткою “Зміни”, копію довідки про присвоєння їй ідентифікаційного номера.
Для грамотного оформлення приймання — передавання справ ще до передавання треба підготувати первинну документацію. Для цього роблять прошиті та пропечатані реєстри документів за визначені періоди з їхнім описом, нумерацією та визначенням загальної кількості. Такі підшивки первинних документів надалі буде легко відобразити в акті передавання.
Всі відомості, журнали та інші узагальнюючі регістри завіряють печаткою та підписами осіб, які їх склали та перевірили.
Якщо документів за конкретний період немає (може свідчити про допущені помилки або про те, що облік на підприємстві не вели взагалі), то цей факт реєструється в акті приймання — передавання справ, а самі вони підлягають відновленню.
Звітність бажано згрупувати за її видами та/чи періодами в розрізі тих інстанцій, до яких її подавали.
Перелік документів, що підлягають перевірці, та передавання, оформляють описом і додають до акта приймання — передавання справ.
Якщо “старий” бухгалтер звільняється без передавання справ новому бухгалтерові, акт приймання — передавання справ повинен підписати виконуючий обов’язки головного бухгалтера (якщо такого призначено) або керівник підприємства. В цій ситуації новому головному бухгалтеру треба ще уважніше поставитися до оформлення приймання справ, а в разі виникнення підозри щодо неналежного стану обліку попросити керівника провести незалежний аудит чи внутрішню перевірку на певних умовах (наприклад, з додатковою оплатою працівникам, що її проводять).
Акт приймання — передавання підписують бухгалтер, що передає справи, і той, що приймає. Якщо за наказом керівника створювали спеціальну комісію, то його підписують усі члени комісії. Акт затверджує керівник підприємства. Його складають у трьох примірниках, один із яких залишають у головного бухгалтера, який звільняється. Оскільки цей документ фіксує стан обліку, наявність документів та регістрів на підприємстві на момент передавання справ, то він допоможе в майбутньому уникнути необгрунтованих вимог та зауважень до звільненого бухгалтера як з боку керівництва, так і працівників контролюючих органів.

С. Дерев’янко,
канд. екон. наук, доцент,
Національний аграрний університет

Інтерв'ю
Ма­рек Руж­няк— влас­ник гру­пи ком­паній Agro-Land Group
Аг­рар­на Поль­ща та­кож міцно «при­кипіла» до Ук­раїни, ад­же польські тех­но­логії, техніка, посівний та насіннєвий ма­теріал уже дав­но от­ри­ма­ли схва­лен­ня ук­раїнських сільгоспви­роб­ників і
Клінт Мартін
11 липня 2016 року Україна і Канада підписали Угоду про створення зони вільної торгівлі. Це найбільша угода такого плану після ЗВТ з Євросоюзом. 

1
0